Dalam aktivitas keseharian kita di tempat kerja, masi banyak aktivitas yang dilakukan secara manual. Pekerjaan yang dilakukan secara manual akan sangat memakan waktu dan kurang efektif atau efisien, hal ini tentu saja sangat merugikan bagin perusahan atau instansi tempat kita bekerja. Ketika kita kerja dan harus selesai sesuai waktu yang ditentukan, maka sudah pasti kita akan terlambat kalau semua pekerjaan masi bersifat manual.
Contohnya aktivitas surat menyurat antara perusahan atau instansi, baik surat keluar ataupun surat masuk harus diarsipkan dengan baik agar tidak tercecer. Jika kita tidak arsipkan dengan baik, maka suatu waktu kita butuhkan surat keluar dan surat masuk akan beresiko suratnya hilang atau sulit ditemukan.
Aplikasi Manajemen Surat / AMS adalah solusi yang sangat dibutuhkan untuk kita bisa memanajemen arsip surat keluar dan surat masuk. AMS mempunyai berbagi fitur yang memudahkan kita sebagai pengguna aplikasi. Aplikasi ini berbasis Web PHP dan berjalan di media browser Chrome, Firefox atau yang lain.
Daftar isi
- 1Form Login
- 2Beranda
- 3Transaksi Surat - Surat Masuk
- 4Transaksi Surat - Form Tambah Surat Masuk
- 5Transaksi Surat - Surat Keluar
- 6Transaksi Surat - Form Tambah Surat Keluar
- 7Buku Agenda - Surat Masuk
- 8Buku Agenda - Surat Keluar
- 9Galeri File - Surat Masuk
- 10Galeri File - Surat Keluar
- 11Referensi
- 12Referensi - Tambah Klasifikasi Surat
- 13Referensi - Import Referensi Surat
- 14Pengaturan - Instansi
- 15Pengaturan - User
- 16Pengaturan - Form Tambah User
- 17Pengaturan - Backup Database
- 18Pengaturan - Restore Database
Tidak butuh waktu lama untuk Anda yang masi awam soal aplikasi manajemen surat ini, karena tampilannya sangat mudah dimengerti. Tentu saja AMS akan membantu kita mengelolah dengan baik aktivitas surat masuk dan surat keluar.
Di bawah ini adalah tampilan dari menu/fitur yang ada pada Aplikasi Manajemen Surat / AMS, silahkan teman-teman download aplikasinya pada link yang sudah disediakan. Aplikasi ini adalah contoh yang digunakan di sekolah, aplikasi dibuat oleh M.Rudianto (masrud.com).
- Form Login Ketika Anda membuka aplikasi manajemen surat dan Anda belum login, maka ini adalah halaman pertamanya yaitu, Form Login. Silahkan Anda masukan username dan password kemudian klik login.
- Beranda Saat Anda login berhasil, maka Anda akan masuk pada halaman Beranda. Ini adalah tampilan pertama saat Anda login ke aplikasi manajemen surat. Ada kurang lebih enam menu yaitu menu Beranda, Transaksi Surat, Buku Agenda, Geleri File, Referensi, Pengaturan dan juga menu untuk mengubah profil atau ubah password pada nama Anda di sudut kanan atas. Ada juga informasi berapa jumlah surat masuk, jumlah surat keluar, jumlah disposisi, dan jumlah klasifikasi surat.
- Transaksi Surat - Surat Masuk Ini adalah tampilan Transaksi Surat-Surat Masuk, disini Anda bisa menambah surat masuk atau juga mencari data surat masuk pada kolom pencarian.
- Transaksi Surat - Form Tambah Surat Masuk Ini adalah tampilan Form Tambah Surat Masuk, terdapat Nomor Agenda yang terisi otomatis oleh sistem. Ada juga pengisian Asal Surat, Isi Ringkas, Kode Klasifikasi, Indeks Berkas, Tanggal Surat, Keterangan, dan Upload File surat dalam berbagai format.
- Transaksi Surat - Surat Keluar Ini adalah tampilan Transaksi Surat-Surat Keluar, disini Anda bisa menambah surat keluar atau juga mencari data surat keluar pada kolom pencarian.
- Transaksi Surat - Form Tambah Surat Keluar Ini adalah tampilan Form Tambah Surat Keluar, terdapat Nomor Agenda yang terisi otomatis oleh sistem. Ada juga pengisian Tujuan Surat, Tanggal Surat, Kode Klasifikasi, Nomor Surat, Keterangan, dan Upload File surat dalam berbagai format.
- Buku Agenda - Surat Masuk Ini adalah tampilan dari halaman buku agenda dan Anda bisa mencetak atau menampilkan agenda surat masuk. Silahkan masukan Tanggal Surat untuk menampilkannya.
- Buku Agenda - Surat Keluar Ini adalah tampilan dari halaman buku agenda dan Anda bisa mencetak atau menampilkan agenda surat keluar. Silahkan masukan Tanggal Surat untuk menampilkannya.
- Galeri File - Surat Masuk Halaman ini untuk kita bisa melihat file surat masuk yang sudah kita upload pada form transaksi surat masuk.
- Galeri File - Surat Keluar Halaman ini untuk kita bisa melihat file surat keluar yang sudah kita upload pada form transaksi surat keluar.
- Referensi Menu Referensi, disini bisa kita tambah data klasifikasi surat atau bisa juga kita import data klafisikasi surat. Kita bisa mencari data klafisikasi surat pada kolom pencarian sebelah kiri atas tabel.
- Referensi - Tambah Klasifikasi Surat Silahkan Anda menambahkan data klasifikasi surat disini, masukan Kode, Nama, dan Uraian.
- Referensi - Import Referensi Surat Sebelum Anda import referensi kode klasifikasi surat, Anda harus mendownload formatnya terlebih dahulu kemudian membuka format tersebut dan masukan data kode klasifikasi surat setelah itu simpan file formatnya dan import pada aplikasi.
- Pengaturan - Instansi Ini adalah halaman untuk kita bisa memasukan data instansi seperti, nama instansi, nama yayasan, nama kepala sekolah, nip kepala sekolah, email instansi, status akreditasi, alamat, website, dan juga logo instansi.
- Pengaturan - User Halaman ini memudahkan kita untuk menambah user atau pengguna aplikasi manajemen surat.
- Pengaturan - Form Tambah User Ini adalah Form Tambah Surat, silahkan masukan data user untuk menggunakan aplikasi ini. Data yang diisi berupa, username, password, nama, nip, tipe user (user biasa, user administrator).
- Pengaturan - Backup Database Halaman ini untuk kita bisa melakukan backup database secara berkala, gunanya agar data kita aman. Kita bisa mencegah hal yang tidak kita inginkan pada data yang ada di aplikasi kita.
- Pengaturan - Restore Database Halaman ini untuk kita bisa melakukan restore database yang sudah kita backup sebelumya, tetapi berhati-hatilah merestore database karena data yang ada akan diganti dengan data yang baru.
Comments
Post a Comment